Tiettyjen yleisten asiakirjojen esittämistä koskevaa EU:n asetusta aletaan soveltaa 16. helmikuuta 2019. Uudistuksella pyritään vähentämään esimerkiksi avioliitto- ja syntymätodistusten hyväksymiseen liittyviä muodollisuuksia ja kustannuksia.

Uudistus merkitsee, että EU-maiden viranomaiset eivät enää jatkossa edellytä niin sanotun apostille-todistuksen esittämistä tiettyjen yleisten asiakirjojen yhteydessä, kun kyse on toisen EU-maan viranomaisen antamasta asiakirjasta. Apostille-todistuksella osoitetaan asiakirjan aitous.

Asetusta sovelletaan EU:n jäsenvaltioiden viranomaisten antamiin asiakirjoihin, joilla vahvistetaan muun muassa syntymä, kuolema, nimi, avioliitto, rekisteröity parisuhde, vanhemmuus, adoptio, asuinpaikka tai kansalaisuus. Soveltamisalaan kuuluu myös sellainen rikosrekisteriote, jonka mukaan henkilöllä ei ole merkintöjä rikosrekisterissä. Myös ennen uudistusta hankitut asiakirjat on jatkossa hyväksyttävä ilman muodollisuuksia.

Jäsenmaissa otetaan lisäksi käyttöön monikieliset vakiolomakkeet, jotka vähentävät tarvetta käännöksiin. Suomessa vakiolomakkeen liittää pyynnöstä maistraatti väestötietojärjestelmästä annettavaan otteeseen ja oikeusrekisterikeskus rikosrekisteriotteeseen.

Jokaisessa EU:n jäsenvaltiossa on keskusviranomainen, joka voi tarvittaessa vastata toisen jäsenvaltion tietopyyntöön asiakirjan aitouden varmistamiseksi. Suomessa keskusviranomaisena on Väestörekisterikeskus.

Oikeusministeriö 12.2.2019